Privatlivspolitik

Hvem er ansvarlig?

Runestone Solutions, CVR 44720078, er dataansvarlig for oplysninger, der indsendes direkte til Runestone Solutions via kontaktformularen. Ved booking og venteliste hos en af vores kunder er den pågældende virksomhed dataansvarlig, mens Runestone Solutions leverer systemet som databehandler. Du kan kontakte os gennem kontaktformularen.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Når du sender kontaktformularen, gemmer vi dit navn, virksomhed, telefonnummer, e-mailadresse, valgte produkter, antal medarbejdere og den besked, du selv skriver.

Ved onlinebooking gemmes kundens navn, telefonnummer, eventuelle e-mailadresse og note samt den valgte ydelse, medarbejder og tid. For medarbejderappen gemmes en teknisk enhedsidentifikator og et notifikationstoken, så bookinger kun sendes til den relevante medarbejder.

I Sagscenteret kan virksomheden gemme sagsnummer, arbejdsadresse, kontaktperson, telefonnummer, interne noter og hvilke medarbejdere der har valgt sagen. Oplysningerne er adskilt mellem virksomheder og vises kun til godkendte brugere i den pågældende virksomhed.

Virksomhedens ejer kan i Kundecenteret se en samlet visning af de samme oplysninger fra booking, venteliste, opfølgning, telefonassistent og sager. Visningen forbinder kun historik ved sikre kombinationer af navn og kontaktoplysninger. Delte eller modstridende kontaktoplysninger markeres til kontrol i stedet for at blive slået sammen automatisk.

Kundecenteret kan vise praktiske mærkater som “kommende kunde”, “nyt kundeemne”, “udeblevet” eller “skal følges op”. De bruges alene til virksomhedens sortering af driftsopgaver og træffer ikke juridiske, økonomiske eller andre væsentlige automatiske afgørelser om personen.

Systemet gemmer et teknisk kontrolspor over væsentlige ændringer. Brugerens e-mailadresse gemmes her som en envejs-hash, og kontrolsporet indeholder ikke kundens beskeder, telefonnummer eller e-mailadresse.

Hvis en medarbejder selv vælger “Brug min lokation”, bruges telefonens koordinater én gang til at slå den nærmeste adresse op. Koordinaterne gemmes ikke i Sagscenteret og bruges ikke til løbende sporing eller historik. Funktionen er frivillig, og manuel søgning er altid mulig.

Hvis du frivilligt skriver dig på en venteliste, gemmes den ønskede ydelse, dato og eventuelle medarbejder sammen med navn, telefonnummer, e-mailadresse og tidspunktet for dit samtykke. Hvis du vælger opfølgning ved booking, gemmes også dette valg.

Når du har accepteret opfølgning på en booking, kan virksomheden efter den afsluttede booking dele et sikkert link til privat feedback. Hvis du svarer, gemmes din bedømmelse, eventuelle kommentar og dit valg om kontakt. Du kan frivilligt dele navn og kontaktoplysning på en person, som virksomheden må kontakte, men kun når du bekræfter, at du har lov til det. Systemet registrerer tidspunktet, når det private feedbacklink åbnes, og om et eventuelt offentligt anmeldelseslink åbnes.

Produktdemoen gemmer ikke de oplysninger, du afprøver i demoen, permanent.

I et aftalt pilotforløb gemmes de to deltageres rigtige e-mailadresser, det aftalte visningsnavn og den valgte telefontype alene til brugeroprettelse, godkendte loginmails, installationshjælp og sikker adgangskontrol. Virksomhed, kunder, adresser, bookinger, sager og arbejdsdata i selve pilotprofilen skal være opdigtede. Systemet registrerer rolle, pilotperiode og et begrænset teknisk kontrolspor over væsentlige handlinger.

Hvorfor bruger vi oplysningerne?

Vi bruger oplysningerne til at besvare din henvendelse, forstå virksomhedens behov og udarbejde et eventuelt tilbud. Formularen tilmelder dig ikke nyhedsbreve eller automatisk markedsføring.

Bookingkunden kan bruge Runestone Autopilot til at opdage afbud og udeblivelser, administrere ventelisten og forberede en relevant besked. Automatisk kontakt sker kun, når den registrerede har givet samtykke, virksomhedens kontaktregler tillader det, og en godkendt beskedkanal er forbundet. En stopliste forhindrer ny kontakt til personer, der har frabedt sig beskeder.

Anmeldelsesinvitationer klargøres kun for afsluttede bookinger, hvor kunden har accepteret en relevant opfølgning, og ikke for kontakter på stoplisten. Virksomheden deler selv invitationen; Runestone sender ikke automatisk en SMS eller e-mail. Et eventuelt offentligt anmeldelseslink vises på samme måde efter alle bedømmelser og bruges ikke til at skjule kritiske svar.

Opbevaring og sletning

Henvendelser opbevares som udgangspunkt i op til 12 måneder efter seneste kontakt og slettes derefter, medmindre en aftale eller lovgivning kræver længere opbevaring. Du kan når som helst bede om tidligere sletning via kontaktformularen.

Et klargjort feedbacklink udløber efter 15 minutter, hvis virksomheden ikke bekræfter delingen. Efter deling er linket gyldigt i op til 30 dage. Bedømmelser, feedback, frivillige anbefalinger samt åbnings- og klikstatus opbevares som del af den dataansvarlige virksomheds kundehistorik, så længe kundeforholdet eller et dokumenteret drifts- og retskrav gør det nødvendigt. Oplysningerne slettes efter virksomhedens dokumenterede instruks, ved en berettiget rettighedsanmodning eller senest, når virksomhedens kundedata slettes ved ophør, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.

Den samlede kundevisning beregnes af de aktuelle oplysninger i virksomhedens kildesystemer og har ikke en særskilt kopi med egen opbevaringsperiode. Det pseudonyme kontrolspor kan opbevares efter sletning af en virksomhed, når det er nødvendigt for at dokumentere selve sletningen, sikkerhedshændelser eller lovpligtig kontrol. Adgangen er begrænset til Runestone-administratorer.

Pilotadgang lukkes ved pilotens udløb eller tidligere lukning. Pilotdata forbliver adskilt og skrivebeskyttet, indtil de slettes som led i den skriftligt aftalte evaluering og sletteplan eller efter en dokumenteret anmodning. En gyldig login-session giver ikke adgang, hvis medlemskabet er deaktiveret eller perioden er udløbet.

Tekniske leverandører

Hjemmesiden bruger OpenAIs hjemmesideplatform og Cloudflares tekniske infrastruktur til drift og sikker lagring. Leverandørerne behandler kun oplysninger som led i at levere den tekniske tjeneste.

Den særskilte pilotplatform bruger Supabase til login, rollebaseret adgang og pilotdata i den valgte EU-region. Godkendte loginmails og systemmails leveres gennem Resend. Ved en uafklaret maillevering kan en login-kode opbevares midlertidigt i krypteret form, så samme afsendelse kan kontrolleres uden at sende en dublet. Efter en bekræftet afsendelse opbevares kun et kortlivet, ikke-reversibelt kontrolaftryk, som binder den præcise godkendte kode til den efterfølgende login-session. Den krypterede kode og kontrolaftrykket kan ikke bruges efter den korte frist og fjernes automatisk, når de er brugt, afklaret eller udløbet. En loginmail sendes kun efter en særskilt administratorhandling.

Når den ansvarlige har aktiveret pushnotifikationer, sendes indholdet af nye henvendelser krypteret gennem den relevante browsers pushinfrastruktur til en registreret enhed. På iPhone leveres notifikationen via Apple Push Notification service. Notifikationen kan indeholde de kontaktoplysninger og den besked, du har indsendt, så henvendelsen kan behandles hurtigt.

De native medarbejderapps til Android og iPhone bruger Google Firebase Cloud Messaging til appnotifikationer. På iPhone leveres de videre gennem Apple Push Notification service. Notifikationstokenet knyttes til én bestemt medarbejderkalender og bruges kun til driftsbeskeder om den pågældende kalender.

Ved frivilligt adresseopslag fra telefonens placering sendes koordinaterne til en dansk adresseleverandør alene for at returnere den nærmeste adresse. Runestone Solutions gemmer ikke koordinaterne som en del af sagen eller medarbejderens historik.

Hvis en bookingvirksomhed aktiverer automatisk SMS, sendes telefonnummer og den konkrete besked til den valgte SMS-udbyder alene med henblik på levering. Funktionen er ikke aktiv, før virksomheden har forbundet en udbyder og slået automatisk afsendelse til.

Pushadgangen kan til enhver tid fjernes fra enheden. Om indhold vises på en låseskærm, styres af enhedens egne notifikationsindstillinger.

Dine rettigheder

Du kan anmode om indsigt, rettelse eller sletning af dine oplysninger og gøre indsigelse mod behandlingen. Brug kontaktformularen og skriv “Persondata” i beskeden, så finder vi din henvendelse.

Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger behandles forkert.